Wat is tijdregistratie?

Tijdregistratie betekent dat je vastlegt hoeveel uur jij of je medewerkers werken en (optioneel) waar je die uren aan hebt besteed. Je registreert gewerkte tijd, pauzes, afwezigheid en afwijkingen. Je krijgt daarmee inzicht in aanwezigheid, planning en kosten. Je ziet precies wie werkt, waar iemand werkt en hoelang iemand aanwezig is.

Waarom is tijdregistratie belangrijk voor je bedrijf?

• Je krijgt inzicht in gewerkte uren, zodat je precies ziet waar de menselijke ‘capaciteit’ voor wordt gebruikt.
• Je hebt actuele informatie over aanwezigheid, pauzetijden en extra uren, waardoor je altijd grip houdt op roosters.
• Je voorkomt discussie over verlofuren, toeslagen en gewerkte tijd, omdat je registratie altijd klopt.
• Je werkt efficiënter, omdat je administratie minder tijd kost en fouten verdwijnen.
• Je verbetert je veiligheid, omdat je weet wie aanwezig is in het geval van een calamiteit.

Welke onderdelen horen bij goede tijdregistratie?

Goede tijdregistratie bestaat uit meerdere modules die samen één geheel vormen.

Urenregistratie

Je registreert gewerkte uren per medewerker. Je ziet meteen wie aanwezig is, wanneer iemand binnenkomt, hoeveel pauze iemand neemt en wanneer iemand klaar is met werken.

Aanwezigheidsregistratie

Je krijgt realtime inzicht in wie aanwezig is op je locatie. Je kunt direct handelen wanneer er een calamiteit optreedt, omdat je weet wie je moet alarmeren.

Verlofregistratie

Je medewerkers vragen verlof aan via een app en jij keurt het aanvraagproces snel goed. Je ziet direct het actuele verlofsaldo en je administratie blijft overzichtelijk.

Bezettingsplanning

Je past roosters en dagplanningen eenvoudig aan. Je krijgt inzicht in beschikbare uren per medewerker, afdeling of het hele bedrijf. Je stuurt sneller bij wanneer de planning verandert.

Aanvullende modules

Lang niet ieder tijdregistratiesysteem heeft aanvullende modules, maar de volgende opties zouden in ieder geval aanwezig moeten zijn: urenverantwoording op project-, order- of kostenplaatsniveau. Je ziet precies waar tijd wordt besteed en waar verbeteringen mogelijk zijn. Zo kun je de beschikbare tijd steeds winstgevender inzetten voor je bedrijf. Tip: een bedrijf die tijdregistratie met modulaire opbouw levert, is Atrea. Zeker het uitproberen waard.

Waarom levert tijdregistratiesoftware je zoveel voordelen op?

• Je maakt je hr-processen een stuk minder foutgevoelig, omdat berekeningen automatisch verlopen volgens CAO-regels en bedrijfsafspraken.
• Je verhoogt de medewerkerstevredenheid, omdat iedereen duidelijkheid heeft over uren, overwerk en verlof.
• Je krijgt inzicht in arbeidskosten per medewerker, waardoor je beter kunt sturen op rendement.
• Je registreert locatieonafhankelijk via een app in meerdere talen, zodat je team altijd bij blijft.
• Optioneel: je koppelt tijdregistratie aan salarisadministratie en planning, waardoor dubbele invoer verdwijnt.

Hoe kies je tijdregistratiesoftware die bij je bedrijf past?

1. Bepaal je doel: wil je uren registreren, verlof beheren, projecten meten of alles combineren?
2. Inventariseer hoeveel medewerkers het systeem gebruiken.
3. Controleer of je de tijdregistratiesoftware kunt koppelen met systemen die je al gebruikt, zoals de salarisadministratie of de personeelsplanning.
4. Kijk naar de gebruiksvriendelijkheid, zodat je team zonder uitleg met het systeem kan werken.
5. Let op automatisering: worden toeslagen, roosters en afwijkingen automatisch verwerkt?
6. Vraag altijd een demo aan om te zien hoe het systeem werkt in je eigen situatie.
7. Denk aan toekomstbestendigheid: kun je later modules toevoegen, zoals projectregistratie of orderregistratie?

Tijd = geld

Tijdregistratie levert je overzicht, rust en grip op. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt je organisatie winstgevender. Tijd is immers geld, en met goede tijdregistratie beperk je onnodig tijdverlies, dus geldverspilling.